IAN – Interaktywna Administracja Nieruchomości

IAN – Interaktywna Administracja Nieruchomości – to nowoczesny software dla współczesnego zarządcy nieruchomości, pozwalający na zautomatyzowanie procesów związanych z utrzymaniem i administrowaniem budynków. Dzięki umieszczeniu programu w chmurze internetowej, zarządca ma dostęp do wszystkich informacji z dowolnego urządzenia i w każdym miejscu. Dzięki nowoczesnej, lekkiej, wydajnej i przemyślanej budowie, IAN połączy cechy prostych i intuicyjnych programów z rozbudowanymi systemami korporacyjnymi. Sam zarządca zdecyduje, w jakim stopniu wykorzysta w danym momencie potencjał systemu, bez konieczności zamykania się na przyszłość. Oznacza to, że początkowy entuzjazm prostego w zrozumieniu i obsłudze programu nie zniknie, a system będzie rozwijał się wraz z użytkownikiem.  IAN to także nowy standard w dziedzinie kompletności pracy zarządcy. Nie będzie już konieczności dokupowania drogich programów biurowych. Wszystkie narzędzia znajdą się w jednym miejscu.

CECHY I FUNKCJONALNOŚCI PROGRAMU:

System jest przygotowany pod kątem prowadzenia zarządzania na dowolnej liczbie nieruchomości. Dlatego też użytkownik może dostać się do dowolnej nieruchomości i zapoznać się z zadaniami, które musi wykonać w najbliższym czasie.

Użytkownik po wybraniu nieruchomości ma do dyspozycji osiemnaście podstawowych modułów: organizer; biuro (poczta e-mail); sprawy bieżące; korespondencja; inwentaryzacja; dokumentacja techniczna; nadzór; lokale i powierzchnie; liczniki lokale; uchwały i zebrania; umowy; moduł ofertowy; raporty; mapa; galeria; repozytorium; firmy; profil.

W module organizer użytkownik może zapoznać się ze wszystkimi zadaniami, a także wprowadzać nowe z podziałem na rok, miesiąc, tydzień i każdy dzień, z podziałem na godziny. Kalendarz wspomaga moduł sprawy bieżące, w którym zarządzamy zadaniami spotkaniami, awariami i zgłoszeniami. W module tym (co zresztą będzie cechą wspólną dla wszystkich pozostałych) jest opcja dodania nowych zdarzeń, wysłania lub wydrukowania potrzebnych informacji, a także opcja wyszukiwania.

Sprawy bieżące to moduł podzielony zadania, spotkania usterki/awarie i zgłoszenia, które można na bieżąco odnotowywać i prowadzić proces ich rozwiązania w jednym miejscu. Moduł automatycznie współpracuje z kalendarzem, pozwala również na zgłaszania usterek i zgłoszeń przez właścicieli i najemców lokali poprzez platformę komunikacyjną – Panel lokatora.

Moduł biuro oraz korespondencja ma za zadnie skupić w jednym miejscu wszelaką korespondencję, która dociera tak w formie elektronicznej, jak i zwykłej papierowej. W kwestii poczty elektronicznej funkcjonalności są zbliżone do najpopularniejszych i dobrze znanych klientów poczty e-mail Korespondencja ma dwa podstawowe zadania. Z jednej strony eliminuje konieczność korzystania z zewnętrznych edytorów i ułatwia tworzenie pism. Z drugiej strony zastępuje klasyczny dziennik podawczy i rejestr korespondencji. Każde pismo ma nadany automatycznie numer wraz z możliwością podłączenia skanu lub fotografii. Opcja wyszukiwania ułatwia odnajdywanie korespondencji i zaoszczędza mnóstwo czasu.

Inwentaryzacja to miejsce, od którego rozpoczyna się pracę z programem. Wszystkie dane dotyczące gruntów, budynków, instalacji, urządzeń technicznych, kluczy, liczników głównych, kontaktów, wyposażenia, sprzętu PPOŻ, ubezpieczeń i szkodowości wprowadzane i gromadzone są w jednym miejscu.

W module Dokumentacji technicznej użytkownik może wprowadzić wszystkie informacje o posiadanej dokumentacji budowy i dokumentacji powykonawczej wraz z rejestrem i miejscem przechowywania w wersji papierowej. Można oczywiście załączać dokumentację w wersji elektronicznej. Dzięki temu można również szybko odnaleźć potrzebną informację i wysłać ją bądź wydrukować.

Nadzór to moduł, który w jednym miejscu zarządca sprawuje kontrolę nad wszystkimi elementami konstrukcji i wyposażenia nieruchomości, tak aby działały one bezpiecznie i bezproblemowo. Moduł odpowiada przypisom dotyczącym obowiązku prowadzenia Książki Obiektu Budowlanego, którą tworzy automatycznie w elektronicznej wersji. Dzięki integracji z organizerem moduł sam przypomni o sprawach pilnych i zaległych. W ramach  modułu użytkownik może również zaplanować niezbędne czynności związane z naprawami i modernizacjami obiektu, nadzorować ich wykonanie oraz kontrolować czynności zrealizowane, na które obowiązuje np. gwarancja albo rękojmia. Tak rozbudowana formuła pozwala na szybkie odnajdywanie się w danym przedsięwzięciu bez konieczności przeszukiwania innych baz.

W module Lokale i powierzchnie użytkownik ma do dyspozycji rejestr właścicieli i najemców wraz ze wszystkimi parametrami lokalu. Dzięki temu modułowi użytkownik szybko odnajdzie kontakt do właściciela, przypomni korespondencję z nim oraz umieści dodatkowe dokumenty, np. umowy, porozumienia, protokoły.

Liczniki lokale to moduł, który pozwala na wprowadzanie danych o stanach liczników, które rozliczane są przez zarządcę. Moduł oblicza zużycia, wskazuje anomalia i przedstawia tendencje w formie graficznej. Dzięki współpracy z dedykowaną aplikacją mobilną, wprowadzanie danych do bazy odbywa się w czasie rzeczywistym na nieruchomości.

W module Uchwały użytkownik ma możliwość wprowadzenia aktów prawa wewnętrznego  (uchwał) i wyszukiwania istotnych treści po hasłach. Również dzięki modułowi zarządca przygotuje uchwałę i może nadzorować proces głosowania nad nią.

Umowy są zawierane ze skutkiem dla zarządzanych nieruchomości i są przechowywane w prosty sposób. Dzięki kilku kliknięciom zarządca szybko odnajdzie np. umowę z poszczególnymi dostawcami lub odbiorcami.

W module Oferty użytkownik otrzymał ogromnie ważne narzędzie do przygotowywania zapytań ofertowych wynikających np. z zaplanowanych napraw, remontów, czy modernizacji, a także z podjętych uchwał. Pozwala to na prowadzenie na bieżąco konkursu ofert, a dzięki bazie firm i instytucji na dodawanie tam nowych firm, a także ocenianie współpracy z nimi. Moduł ułatwia porównywanie ofert i wybranie najlepiej odpowiadającej kryteriom.

Raporty to moduł w którym użytkownik widzi podsumowanie prowadzonych spraw bieżących zarówno w formie graficznej jak i tabelarycznej. Ponadto moduł generuje Książkę Obiektu Budowlanego w wersji elektronicznej.

Mapa – umiejscowienie nieruchomości na mapie z możliwością podglądu trójwymiarowego.

Galeria – prezentacja dokumentacji fotograficznej nieruchomości.

Repozytorium – miejsce do przechowywania plików z wersjami roboczymi w uporządkowany sposób.

Firmy to moduł, który pozwala na wprowadzanie danych o firmach obsługujących nieruchomość z bazą kontaktową i ocenianie współpracy z nimi.

Profil służy przede wszystkim większym podmiotom do zarządzania nie tylko nieruchomością, ale również systemem pracy. Moduł Pracownicy pozwala na wprowadzanie osób i przydzielenie im ról w programie. W ustawieniach każdy może sparametryzować swój profil.

Podsumowując, program umożliwia wykonywanie wszystkich czynności zarządzania i administrowania bez konieczności korzystania z innych programów, za który trzeba dodatkowo płacić, a dzięki zebraniu wszystkich informacji w jednej spójnej bazie danych pozwala na dużo lepszą i szybszą analizę podejmowanych decyzji. Program z założenia jest programem otwartym na nowości i rozwija się wraz z potrzebami użytkowników.